Profissão Secretária

Quais são os outros nomes da profissão de Secretária?

-Assistente administrativa

-Secretária executiva

-Secretária particular

Quais são as tarefas e responsabilidades da profissão de Secretária?

• Marca e controla compromissos, reuniões e viagens.
• Responde e faz chamadas telefônicas.
• Digita cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.
• Organiza a cópia de documentos.
• Arquiva documentos.
• Realiza serviços administrativos em geral.
• Controla a correspondência de entrada e saída.
• Saúda visitantes.
• Assiste reuniões e faz a minuta ou ata da reunião.
• Toma ditados usando taquigrafia ou gravador.
• Realiza pesquisas e prepara documentos.
• Solicita ou compra material de escritório
• Eventualmente executa outras tarefas nas férias de funcionários.

Quais são os requisitos para ser uma Secretária ?

Habilidades Necessárias

• Boa comunicação organizacional e deve saber ouvir.
• Deve ser detalhista quando necessário.
• Saber tomar decisões.
• Bom desempenho ao digitar no teclado do computador.
• Prática em utilizar computadores.

Conhecimentos Necessários

• Conhecer totalmente o papel da secretária e o que faz cada cargo na empresa.
• Conhecer os métodos de trabalho em um escritório.
• Conhecer os sistemas de informações.
• Bom conhecimento de português (falado, escrito, gramatical).

Qualidades Pessoais

• Devem ser pacientes, diplomáticas, discretas e auto-motivadas.
• Devem saber trabalhar independentemente e como parte de uma equipe.
• Devem saber estabelecer prioridades, trabalhar sob pressão, honrar compromissos e datas, relacionar-se com funcionários de todos os níveis.

Requisitos Físicos

O cargo não requer esforço físico. Deve ter boa aparência.

Como iniciar na profissão de Secretária?

• Segundo grau.
• Ter o certificado com DRT.
• Boa digitação.
• Bom domínio de microcomputador.
• Experiência em recepção.
• Experiência em atendimento a clientes
• Experiência em serviços administrativos.

Como é o local de trabalho da profissão de Secretária?

• Normalmente trabalham em escritórios de sedes ou filiais de empresas.
• Eventualmente viajam a serviço.
• Usam computadores, máquinas de escrever, telefones, fax, máquinas copiadoras, etc.
• Normalmente trabalham nos horários normais da empresa.
• Normalmente trabalham usando telefone, fax, e-mail ou contato pessoal com um grande número de pessoas (clientes, visitantes, outras secretarias, gerentes, etc).
• Pode supervisionar pequeno grupo de pessoas.

Qual é o futuro da profissão de Secretária?

As perspectivas de futuro são boas. Gerentes, diretores e outros profissionais estão gerenciando sua própria correspondência através do email.

Tendência para uma secretária atender vários gerentes e/ou diretores ou mesmo todo um departamento.

Novas tarefas estão surgindo: pesquisa na internet, treinamento, controle de budget, gerenciamento de projeto, elaborar atas de reuniões em notebook.