Quais são os outros nomes da profissão de Secretária?
-Assistente administrativa
-Secretária executiva
-Secretária particular
Quais são as tarefas e responsabilidades da profissão de Secretária?
- Marca e controla compromissos, reuniões e viagens.
- Responde e faz chamadas telefônicas.
- Digita cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.
- Organiza a cópia de documentos.
- Arquiva documentos.
- Realiza serviços administrativos em geral.
- Controla a correspondência de entrada e saída.
- Saúda visitantes.
- Assiste reuniões e faz a minuta ou ata da reunião.
- Toma ditados usando taquigrafia ou gravador.
- Realiza pesquisas e prepara documentos.
- Solicita ou compra material de escritório
- Eventualmente executa outras tarefas nas férias de funcionários.
Quais são os requisitos para ser uma Secretária ?
Habilidades Necessárias
- Boa comunicação organizacional e deve saber ouvir.
- Deve ser detalhista quando necessário.
- Saber tomar decisões.
- Bom desempenho ao digitar no teclado do computador.
- Prática em utilizar computadores.
Conhecimentos Necessários
- Conhecer totalmente o papel da secretária e o que faz cada cargo na empresa.
- Conhecer os métodos de trabalho em um escritório.
- Conhecer os sistemas de informações.
- Bom conhecimento de português (falado, escrito, gramatical).
Qualidades Pessoais
- Devem ser pacientes, diplomáticas, discretas e auto-motivadas.
- Devem saber trabalhar independentemente e como parte de uma equipe.
- Devem saber estabelecer prioridades, trabalhar sob pressão, honrar compromissos e datas, relacionar-se com funcionários de todos os níveis.
Requisitos Físicos
O cargo não requer esforço físico. Deve ter boa aparência.
Como iniciar na profissão de Secretária?
- Segundo grau.
- Ter o certificado com DRT.
- Boa digitação.
- Bom domínio de microcomputador.
- Experiência em recepção.
- Experiência em atendimento a clientes
- Experiência em serviços administrativos.
Como é o local de trabalho da profissão de Secretária?
- Normalmente trabalham em escritórios de sedes ou filiais de empresas.
- Eventualmente viajam a serviço.
- Usam computadores, máquinas de escrever, telefones, fax, máquinas copiadoras, etc.
- Normalmente trabalham nos horários normais da empresa.
- Normalmente trabalham usando telefone, fax, e-mail ou contato pessoal com um grande número de pessoas (clientes, visitantes, outras secretarias, gerentes, etc).
- Pode supervisionar pequeno grupo de pessoas.
Qual é o futuro da profissão de Secretária?
As perspectivas de futuro são boas. Gerentes, diretores e outros profissionais estão gerenciando sua própria correspondência através do email.
Tendência para uma secretária atender vários gerentes e/ou diretores ou mesmo todo um departamento.
Novas tarefas estão surgindo: pesquisa na internet, treinamento, controle de budget, gerenciamento de projeto, elaborar atas de reuniões em notebook.
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