domingo, 7 de outubro de 2012

Profissão Secretária


Quais são os outros nomes da profissão de Secretária?
-Assistente administrativa
-Secretária executiva
-Secretária particular

Quais são as tarefas e responsabilidades da profissão de Secretária?
  • Marca e controla compromissos, reuniões e viagens.
  • Responde e faz chamadas telefônicas.
  • Digita cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.
  • Organiza a cópia de documentos.
  • Arquiva documentos.
  • Realiza serviços administrativos em geral.
  • Controla a correspondência de entrada e saída.
  • Saúda visitantes.
  • Assiste reuniões e faz a minuta ou ata da reunião.
  • Toma ditados usando taquigrafia ou gravador.
  • Realiza pesquisas e prepara documentos.
  • Solicita ou compra material de escritório
  • Eventualmente executa outras tarefas nas férias de funcionários.

Quais são os requisitos para ser uma Secretária ?
Habilidades Necessárias
  • Boa comunicação organizacional e deve saber ouvir.
  • Deve ser detalhista quando necessário.
  • Saber tomar decisões.
  • Bom desempenho ao digitar no teclado do computador.
  • Prática em utilizar computadores.

Conhecimentos Necessários
  • Conhecer totalmente o papel da secretária e o que faz cada cargo na empresa.
  • Conhecer os métodos de trabalho em um escritório.
  • Conhecer os sistemas de informações.
  • Bom conhecimento de português (falado, escrito, gramatical).

Qualidades Pessoais
  • Devem ser pacientes, diplomáticas, discretas e auto-motivadas.
  • Devem saber trabalhar independentemente e como parte de uma equipe.
  • Devem saber estabelecer prioridades, trabalhar sob pressão, honrar compromissos e datas, relacionar-se com funcionários de todos os níveis.

Requisitos Físicos
O cargo não requer esforço físico. Deve ter boa aparência.

Como iniciar na profissão de Secretária?
  • Segundo grau.
  • Ter o certificado com DRT.
  • Boa digitação.
  • Bom domínio de microcomputador.
  • Experiência em recepção.
  • Experiência em atendimento a clientes
  • Experiência em serviços administrativos.

Como é o local de trabalho da profissão de Secretária?
  • Normalmente trabalham em escritórios de sedes ou filiais de empresas.
  • Eventualmente viajam a serviço.
  • Usam computadores, máquinas de escrever, telefones, fax, máquinas copiadoras, etc.
  • Normalmente trabalham nos horários normais da empresa.
  • Normalmente trabalham usando telefone, fax, e-mail ou contato pessoal com um grande número de pessoas (clientes, visitantes, outras secretarias, gerentes, etc).
  • Pode supervisionar pequeno grupo de pessoas.

Qual é o futuro da profissão de Secretária?
As perspectivas de futuro são boas. Gerentes, diretores e outros profissionais estão gerenciando sua própria correspondência através do email.
Tendência para uma secretária atender vários gerentes e/ou diretores ou mesmo todo um departamento.
Novas tarefas estão surgindo: pesquisa na internet, treinamento, controle de budget, gerenciamento de projeto, elaborar atas de reuniões em notebook.

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